管委會委員不應索取或接受由投標者或承辦商提供，並涉及招標工作的利益，這些利益包括金錢、貸款、報酬、饋贈、折扣或免費服務等，否則會違反由民政事務局局長發出的《供應品、貨品及服務採購工作守則》，甚至會觸犯《防止賄賂條例》第9條。

訂立誠信守則的主要目的是令法團委員及僱員在執行日常事務時有規可循。因此守則內容必須實用易明和因應法團委員及僱員可能需要處理與誠信有關的情況而定，守則應包括以下主要項目：

• 禁止索取及接受利益；
• 接受款待的限制；
• 申報利益衝突；及
• 適當的資料保密及帳目／記錄的處理。

根據《建築物管理條例》第20A(2)條，如採購服務或工程的價值超過或可能超過：

• $200,000；或
• 相等於法團每年預算的20%的款額； 

法團可參考由屋宇署發出的認可人士／註冊結構工程名單，並與最近進行同類投標的法團交流意見，以找尋合適的工程顧問。

由法團聘用的工程顧問或物業管理公司職員是法團的代理人。根據《防止賄賂條例》，他們不可在未得法團的許可下，收受／索取與樓宇維修工程有關的任何利益。

法團可授權不少於兩名簽署人簽發支票和銀行提款單，亦不應為求方便預簽空白支票／銀行提款單，這樣既可提供適當的監察與制衡，又可防止法團款項遭人盜用。

此外，法團應將支票簿、銀行存摺及印鑑妥善保存，並設定支票付款限額，規定超過金額的付款需獲得更高權限的批准。有關付款的監控要點見《樓宇財務管理實務指南》。

根據《建築物管理條例》，法團管委會應准許業主在任何合理時間內查閱帳簿。業主也可以書面要求法團提供下列文件的副本，而管委會可收取合理的複印費：

• 財務報表；
• 會計師報告（如根據條例財務報表須由會計師審計）；或
• 收支概算表。

業主如欲查閱帳簿、帳項記錄及其他記錄所提述的單據、發票、憑單、收據及其他文件，可依循以下方法：

• 不少於5%的業主可以向管委會提出，要求讓他們或他們授權的任何人查閱有關文件；或
• 業主可向法庭申請命令，授權他或申請書上的任何人查閱有關文件。如法庭信納有關申請是真誠作出，並為了恰當的目的，可作出命令。

根據《建築物管理條例》，管委會如認為預算所列出的款項不足以應付開支，可以擬備修訂預算。

為增加透明度，管委會應將修訂預算案連同修訂理由，發送給所有業主或張貼在大廈當眼處，供業主參考。

廉政公署分區辦事處一向主動接觸需要進行樓宇維修的法團，途徑包括：

• 去信收到屋宇署法定命令及消防處改善消防安全指示而需要進行大廈公共地方維修的法團，介紹及鼓勵他們採用廉署的防貪服務；
• 與香港房屋協會及民政事務處合作，舉辦全港或地區有關誠信樓宇維修的工作坊及活動；
• 製作樓宇維修實務指南及短片，免費派發給法團。

有關廉署就樓宇維修的製作及安排的活動，請瀏覽本網頁相關內容。

業主委任代表時必須審慎從事，只委任他信任的人士，因為該代表將全權代表業主行使投票權，投票結果會影響大廈的重要管理事宜。為確保代表按指示投票，業主可在委任文書註釋部份述明其選擇，以及在任何修訂旁邊附加簽署。委任代表文書須使用《建築物管理條例》訂明的法定表格，並於會議前最少48小時遞交予管委會秘書。

業主須確保在會議前收到由管委會秘書發出的文書認收回條。

這是一個利益衝突情況。法團應設立處理利益衝突的機制，以保障法團的利益。因此，管委會應：

• 制定劃一表格，供申報利益衝突之用；
• 委派秘書或高級職員處理涉及利益衝突的申報；
• 授權主席/委員會或指派一名高級職員就申報決定應採取的行動；
• 記錄利益衝突申報的內容及所採取的行動；及
• 如有需要，讓業主審閱記錄。

經理人身兼多重職務，包括採購貨品/服務、管理大廈管理基金、監察服務供應商的表現等，因此經理人的表現對大廈管理的質素尤為重要。管委會必須實施下述措施，以評核經理人的表現，維持高水平的大廈管理。

• 審視經理人有否遵守採購、會計及監察服務供應商等方面的規定；
• 將經理人採購貨品及服務的價格與市價比較；
• 每隔一段合理時間便將經批核預算與收支帳作比較；及
• 設立制度，在合約完結時評核經理人的表現。

可以，但須在請購單上妥善記錄收到報價的日期、供應商資料、出價及負責的管委會職員的姓名。 此外，負責採購人員亦須遵守《供應品、貨品和服務採購工作守則》及《建築物管理條例》。

法團有權向任何合適的保險公司購買保險，為大廈取得保障。不過，管委會主席應向法團申報利益衝突，並避免參與甄選保險公司的程序。

根據《建築物管理條例》，法團如在業主大會中獲得業主決議通過，便可不須進行招標而與現行的供應商或服務供應商續約，唯所採購的物品或服務必須沒有改變。 在草擬合約內容時，必須訂明合約期，並避免使用一些令人覺得合約屆滿便可自動續約的字句。

可否立即終止與承辦商的合約，要視乎管委會及清潔服務供應商所簽訂的合約條款。如服務不符標準，管委會當有權向承辦商發出口頭或書面警告。管委會亦應記錄承辦商的欠佳表現，供日後續約時作考慮。在草擬合約內容時，亦應在合約內加入其中一方可終止合約的條款，以保障法團的利益。

法團或物業管理公司可准許管理員或清潔工人在節日接受「紅封包」，但不得向住戶索取「紅封包」。為進一步防止不公平的情況，法團可提議業主/租客將「紅封包」放進收集箱內，然後按比例分發給有關員工。

如該項額外工作並非管理員的職責，則屬「外間工作」。法團應知會員工及業主/租客其員工是否獲淮在辦工時間內或下班後擔任外間工作。法團在制定有關政策或批准「外間工作」的申請時，應仔細考慮該項「外間工作」對正常職務的影響，以及可能存在的利益衝突。 合約亦應訂明服務範圍，以保障法團的利益。

管委會應委派一名委員或職員或經理人了解情況，進行實地視察及拍攝照片作為觀察或投訴中所指表現欠佳的證據；亦應妥善記錄所採取的行動及時間等。這些調查結果在續訂清潔合約時均會加以考慮。